DESIGN SPRINT BIJ SPITS OOSTERWOLDE

Hoe kunnen we knelpunten en verbetermogelijkheden zichtbaar maken met een digitaal verbeterbord?

Een goede vriend van mij vroeg of ik hem kon helpen bij het realiseren van een digitaal verbeterbord. Natuurlijk kan ik dat! Maar wat is een digitaal verbeterbord?

Om dat uit te leggen kwam hij met een document van 75 pagina’s vol wensen en eisen.

Oke stop! dacht ik.
Het is tijd om een nieuwe werkwijze uit te proberen.

Nog even een schets van de oude werkwijze

Normaal had ik dat document helemaal doorgespit in mijn kantoor en een eerste ontwerp gemaakt op basis van hun wensen en eisen. Deze had ik dan gepresenteerd
bij het bedrijf om vervolgens weer terug te keren naar mijn kantoor om de aanpassingen door te voeren.

Deze aangepaste versie had ik dan waarschijnlijk gemaild en dan is het wachten op een reactie. Meestal duurt dat even omdat het bedrijf druk is…… Oke! ze hebben gereageerd. Nog een paar kleine aanpassingen en dan is hij klaar. We kunnen het digitale verbeterbord ontwikkelen en lanceren bij het bedrijf.

Afijn, je voelt het misschien al aankomen. We zijn dan alweer 4 weken verder… en hebben alleen nog maar contact gehad met het management.

Dit is hoe we het nu aangepakt hebben.
(de nieuwe werkwijze)

Het document van 75 pagina’s hebben we even naast ons neergelegd. We hebben 3 volledige dagen gepland en een divers team samengesteld. De uitdaging: Hoe kunnen we alle medewerkers van het bedrijf inzicht geven in verbeteringen en resultaten door middel van een digitaal verbeterbord.

Ik ruilde mijn kantoortje in om 3 dagen volledig bij het bedrijf in te trekken en samen met het team het digitale verbeterbord te ontwikkelen op locatie. Inderdaad, binnen 3 dagen!

Aan het einde van dag 3 was er een bijeenkomst gepland van minimaal 125 medewerkers waar we het eerste prototype bij konden testen. Voel je de tijdsdruk al?

DAG 1

De eerste dag stond in het teken van Begrijpen en Ontdekken. Het document van 75 pagina’s kwam vanuit het management, maar wat zou bijvoorbeeld een medewerker van de productievloer graag willen met het verbeterbord? Of iemand van de externe fouten afdeling? Of een aandeelhouder? Verschillende personen vragen om verschillende wensen en eisen. Op het einde van dag 1 hebben we deze allemaal duidelijk geordend.

DAG 2

Op het digitale verbeterbord is maar beperkte ruimte en kunnen we dus niet alles uitwerken. Tijd om belangrijke beslissingen te maken! Ook hier is het gehele team weer aanwezig. Samen maken we de keuze’s en starten we met het maken van een eerste Prototype.

DAG 3

De test bij de 125 medewerkers staat gepland op het einde van de middag. We hebben dus nog even tijd om het prototype verder te kunnen uitwerken. Het ziet er nog niet perfect uit, maar dat hoeft gelukkig ook niet. Alles gaat erom dat er een tastbaar prototype is waar de medewerkers op kunnen reageren.

Resultaat

Door nauw samen te werken met de medewerkers, het management en aandeelhouders kwam ik er snel achter wat er echt nodig is.
Door de tijdsdruk werd er geen tijd verspilt en voorkom je onnodig lange discussies.
Binnen 3 dagen bereik je meer dan dan dat ik ooit in mijn kantoor had kunnen bedenken.
Ik kon na 3 dagen het prototype in alle rust voorzien van een mooi en passend ontwerp!
Ik heb mijzelf en het bedrijf veel tijd, geld en energie bespaart!

Wat een ontdekking!

Inmiddels heb ik mijn werkwijze volledig aangepast en maak ik nu veel sneller betere digitale producten.

Een systeem zo functioneel mogelijk maken meteen in de praktijk. Daarbij is het belangrijk om aanpassingen vanuit ons, meteen toe te kunnen passen en hier duidelijke/snelle communicatie in te hebben. Zo is onze samenwerking erg prettig!

Dag 1

Begrijpen en ontdekken

Dag 2

Prototype bouwen

Dag 3

Testen

Video

In onderstaande video zie je een klein stukje van het digitale verbeterbord in actie. Vanaf 1.17 minuten. Deze video laat daarnaast zien hoe innovatief Spits Oosterwolde is en waarom ze in de finale staan van de Friese Ondernemening van het jaar.